Inhalt dieses Kapitels:
1 – Übertrag eines Saldos auf ein neues Geschäftsjahr
Die raffinierte Funktionsweise der Import- und Exportbefehle kann Ihnen eine Menge Arbeit ersparen, z.B. beim Übertrag der Saldi zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Es reicht, wenn Sie die Informationen wie folgt exportieren :
Dieses Beispiel stützt sich auf ein Konto « Schlussbilanz 811 » und « Eröffnungsbilanz 810 ».
Dabei wird ein Abschlussdatum vom 31.12.2010 angenommen.
Die Exportfunktion produziert nun ein Dokument mit dem Präfix « Journal – », das aber auch einen anderen Namen tragen kann.
Dieses Dokument wird nun in die neue Buchhaltung importiert. Nachdem die neue Buchhaltung geöffnet und formatiert worden ist, wird das ehemalige Exportdokument mit Hilfe des folgenden Dialogfensters importiert :
Die im Dokument enthaltenen Buchungen werden jetzt entsprechend modifiziert in die neue Buchhaltung importiert.
2 – Wiederholungs-Buchungen
Wenn in einer Buchhaltung regelmässig die gleichen Buchungen anfallen, kann die Aufgabe mit einer Kombination der Import- und Exportfunktionen vereinfacht werden. Die verwendete Methode nutzt die Möglichkeit, bereits markierte Buchungen zu exportieren, Nehmen wir an, dass jeden Monat eine Lohnzahlung an Frau Anna Berger erfolgt, wird der Vorgang das erste Mal manuell verbucht.
Anschliessend werden die Salärzahlungen auf einem separaten Kontenblatt erfasst. Dazu müssen nur die betreffenden Buchungen im Journal markiert, exportiert und mit dem passenden Namen in das separate Kontenblatt importiert werden. Von da an werden jeden Monat nur noch die Informationen vom separaten Kontenblatt importiert und das Datum aktualisiert. Die Buchungen werden so automatisch abgewickelt.
3 – Mehrfachbuchungen
Mit MacCompta können auch Mehrfachbuchungen vorgenommen werden. Die gegenwärtige Programmversion ist dazu nicht direkt in der Lage, Mehrfachbuchungen sind allerdings über den Umweg eines Kontrollkontos möglich.
Eine Zahlung per Post ist ein typischer Fall, der die Mehrfachbuchung rechtfertigt. Im Konto « Post » sieht man in der Regel gerne, wenn für das Borderaux nur eine Buchung erscheint. Auf den Lastkonten hingegen sollten alle Buchungsdetails sichtbar sein. Die Mehrfachbuchung mit MacCompta wird über ein neutrales Konto im Kontenplan erzielt. Dieses Konto, z.B. « 9999 Kontrolle », füllt die Lücke und muss immer einen Saldo von 0 aufweisen.