Dans cette section :
1 – Report des soldes à nouveau en début d’exercice
Une utilisation astucieuse des commandes Import et Export peut éviter un travail de ressaisie important. Par exemple, considérons le cas du report des soldes à nouveau en début d’exercice. Il suffit d’exporter les données comme suit :
Cet exemple se fonde sur un compte «Bilan clôture 811» et sur un compte «Bilan ouverture 810».
On a également supposé que le bouclement se fait au 31.12.15.
L’export propose un document préfixé par «Journal – », que l’on peut renommer.
Il faut ensuite importer ces données dans l’exercice suivant, après avoir créer un nouveau document comptable. On effectue l’import en spécifiant le fichier produit par l’export et en répondant au dialogue comme suit :
Les écritures enregistrées dans le document d’export sont alors insérées avec les modifications demandées dans la nouvelle comptabilité.
2 – Passage d’écritures répétitives
Dans le cas d’écritures répétitives à passer régulièrement dans la comptabilité, il est possible de se faciliter la tâche en utilisant une des méthodes suivantes.
- Export / Import
- Duplication d’écritures
La méthode utilisée se fonde sur le fait qu’il est possible d’exporter/importer ou dupliquer des écritures que l’on a préalablement marquées.
A supposer que chaque mois l’on ait à rétribuer Mrs. Jake et Elwood Blues, on passe une première fois les écritures dans MacCompta manuellement.
Avec la première méthode, on marque ces écritures dans le Journal, puis il suffit d’exporter uniquement les écritures marquées dans un fichier texte. Chaque mois, il suffit alors d’importer le fichier enregistré en forçant la date à celle du mois désiré. les écritures sont alors passées automatiquement.
Avec la deuxième méthode, chaque mois, il suffit de sélectionner ces écritures et d’utiliser la fonction de duplication des écritures, en forçant la date à celle du mois désiré. Le dialogue est similaire à celui d’une importation, l’avantage de cette méthode est qu’elle ne nécessite pas d’export dans un fichier annexe.
3 – Écritures multiples
Il est possible de passer des écritures multiples avec MacCompta ! Dans sa configuration actuelle, le programme n’a pas été prévu pour le réaliser directement. Il est pourtant possible de réaliser des écritures multiples au moyen d’un compte de contrôle.
L’exemple d’un bordereau postal est un cas typique où l’écriture multiple est parfaitement justifiée. En effet, dans le compte «Poste», on ne souhaite voir apparaître qu’une seule écriture pour le bordereau. En revanche, chacun des comptes débités doit comporter toutes les écritures détaillées qui le concernent.
Pour réaliser l’écriture multiple avec MacCompta, il suffit d’utiliser un compte neutre du plan comptable. Ce compte, par exemple «9999 Contrôle» permet de réaliser le total intermédiaire. Le solde de ce compte doit toujours être nul.