Dans cette section :

1. Généralités
2. Contrôle de la ligne d’édition
3. L’édition dans le journal
4. Le grand livre
5. La balance
6. La balance périodique
7. État d’un compte

1 – Généralités

Le journal est l’endroit où l’utilisateur passe les écritures. Il permet l’ajout, l’élimination, l’insertion et la correction d’écritures comptables, alors que le grand livre est établi automatiquement à partir du journal.

Pour toute action sur une écriture, qu’elle soit nouvelle ou ancienne, on utilise la ligne d’édition. Cette ligne se trouve au bas de la fenêtre du journal. Elle est séparée en plusieurs champs, qui sont respectivement:

Date

De format alphanumérique, 8 caractères maximum. Mise en forme automatiquement par le programme. Tout caractère non numérique est susceptible d’être utilisé comme séparateur.

NOTE : Le programme formate la date en fonction de la configuration choisie par l’utilisateur. Les valeurs par défaut sont celles de la date du jour ou de la date par défaut.

Voir le chapitre sur la date par défaut

Libellé

Le libellé est de format libre, il peut contenir jusqu’à 63 caractères.

Lors du bouclement automatique, il est cependant nécessaire de ne pas spécifier plus de 19 caractères.

Voir le chapitre sur le bouclement automatique

Réf.

Référence de format alphanumérique libre (jusqu’à 7 caractères). Elle est facultative.

Déb., Créd.

Numéro des comptes débités et crédités (de 1 à 4 chiffres en mode standard, 1 à 9 caractères en mode alphanumérique).

En-dessous, le nom du compte correspondant et solde de ce compte dans l’état du journal, mis à jour lors de la validation des champs avec la touche retour.

NOTE : Les comptes doivent avoir été définis préalablement dans le plan comptable.

Montant

Montant numérique, au maximum ± 999’999’999.99 pour 2 décimales. Si l’utilisateur a spécifié 3 décimales dans la configuration, la plage maximale ne sera plus que ± 99’999’999.999. La rubrique est mise en forme automatiquement par le programme en fonction de la configuration.

Esp.

Nom de l’espèce dans laquelle est donné le montant de l’écriture comptable (0 à 4 caractères). L’espèce doit préalablement exister.

2 – Contrôle de la ligne d’édition

Il est possible de passer sans contrôle de cellule à cellule au moyen de la touche de tabulation TAB. Inversement, la commande MAJ + TAB permet de passer à la cellule précédente.

La touche retour permet aussi de passer à la cellule suivante de la ligne d’édition, mais en contrôlant/validant le contenu de la cellule. MAJ + Retour permet la même chose en passant à la cellule précédente.

La ligne d’édition est contrôlée dans son ensemble avant chaque opération concernant la ligne d’édition entière. Elle est contrôlée partiellement lorsque l’on passe à la cellule suivante avec la touche retour.

Le contrôle pour les rubriques est le suivant :

Date	Mise en forme, éventuellement (si cellule vide) applique la date par défaut.
Libellé	Doit contenir au moins 1 caractère.
Référence	Libre, aucun contrôle.
Débit	Existence du compte, affichage de son nom et de son solde actuel dans les rubriques correspondantes.
Crédit	Même contrôle que pour le débit, le compte doit aussi être différent de ce dernier.
Montant	mise en forme automatique.
Espèce	Si vide: monnaie par défaut, sinon doit être une des monnaies définies.

3 – L’édition dans le journal

Couper, Copier, Coller, Effacer, Ajouter, Insérer

L’édition d’une écriture s’effectue toujours dans la ligne d’édition du journal. Tout ajout, modification ou insertion d’écriture se réalise à partir de celle-ci.

Il est possible d’éditer le journal de manière très souple. En effet, la ligne d’édition sert en quelque sorte de presse-papiers particulier au journal.

Le menu Ligne-Edition permet de réaliser les opérations d’édition courantes sur le journal, telles que couper, coller, copier, effacer.

La commande Ajouter ligne insère la ligne à la fin de toutes les écritures du journal, alors que la commande Insérer ligne le fait avant la ligne sélectionnée dans le journal.

Une fois une écriture préparée dans la ligne d’édition, il est possible de :

• l’ajouter au moyen de la touche Enter (pour les claviers courts, CMD + Retour sur Mac ou Ctrl + Retour sur PC) ou à l’aide de la commande Ajouter Ligne du menu Ligne-Édition.
• l’insérer avant la ligne sélectionnée dans le journal à l’aide de la commande Insérer Ligne.
• la modifier en la collant dans le journal à l’aide de la commande Coller Ligne, qui remplace alors la ligne sélectionnée par le contenu de la ligne d’édition.

Une ligne d’édition n’est jamais traitée par le programme sans qu’il effectue un contrôle de validité de la date, de l’existence des comptes et du montant. Toute incohérence génère un message d’erreur.

Le menu Ligne-Édition

Les commandes du menu Ligne-Édition ont toutes un raccourci clavier, défini par défaut et personnalisable dans les préférences de MacCompta.

NOTE : un double-clic sur une ligne du journal la copie dans la ligne d’édition.

4 – Le grand livre (extraits de comptes)

Le journal est l’endroit où l’utilisateur passe les écritures. Il permet l’ajout, l’élimination, l’insertion et la correction d’écritures comptables, alors que le grand livre est établi automatiquement à partir du journal.

Pour accéder au grand livre, cliquez sur une des options Compte 1 ou Compte 2 du menu Fenêtres.

Si aucun compte n’a été précédemment sélectionné pour cette fenêtre, un dialogue va automatiquement s’ouvrir pour vous proposer de choisir un compte.

Une fois que vous avez sélectionné un compte, MacCompta affiche la fenêtre suivante:

Un double-clic sur une ligne d’un extrait de compte provoque l’ouverture du journal et la sélection de l’écriture correspondante.

5 – La balance

La balance permet en tout temps de consulter l’état des comptes, les totaux des sommes portées à leur débit et à leur crédit ainsi que leur solde. Il est possible de l’afficher depuis le menu Fenêtres > Balance.

La balance des comptes est constamment tenue à jour par le programme.

Un double-clic de la souris sur une ligne de la balance provoque l’ouverture de l’extrait de compte correspondant.

6 – La balance périodique

Dans MacCompta Pro, il est possible d’afficher la balance sur une période définie dans le menu Fichier > Date par défaut.

Cela permet d’afficher les mêmes informations que dans la balance traditionnelle, mais en ne tenant compte que de la période spécifiée.

7 – État d’un compte

Il est possible en tout temps de connaître le solde d’un compte à une ligne du journal, même si celle-ci n’est pas la dernière. Pour cela, il suffit de cliquer sur le nº du compte souhaité, dans la colonne débit ou crédit, tout en maintenant la touche Option (ALT) appuyée.

Le solde d’un compte peut être obtenu en tenant compte de toutes les lignes qui précèdent ou bien de toutes les écritures de date antérieure ou égale à celle de la ligne où se trouve le compte sélectionné. Le choix de la méthode se fait dans la configuration du document comptable.

Voir le chapitre sur la configuration du document comptable

L’état d’un compte est également disponible dans un extrait de compte. Il suffit de cliquer sur une ligne de l’extrait de compte avec la touche Option (ALT) enfoncée pour en obtenir le solde.